การประมวลผลจดหมายเหตุ ขั้นตอนการจัดการและคำอธิบาย

การประมวลผลจดหมายเหตุ คือกระบวนการสำรวจ จัดระเบียบ บรรยาย และดำเนินกิจกรรมการอนุรักษ์เบื้องต้นกับวัสดุบันทึกข้อมูลของบุคคล ครอบครัว หรือองค์กร หลังจากที่วัสดุเหล่านั้นถูกส่งมอบให้แก่หอจดหมายเหตุอย่างถาวร ผู้ที่ปฏิบัติหน้าที่นี้เรียกว่า ผู้ประมวลผลจดหมายเหตุ (Archival Processor), ช่างเทคนิคจดหมายเหตุ (Archival Technician) หรือ นักจดหมายเหตุ (Archivist)

ขั้นตอนการสำรวจคอลเลกชัน (Collection Surveying)

ขั้นตอนแรกของการประมวลผลคือการสำรวจ โดยมีเป้าหมายเพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับผู้สร้างเอกสาร บริบทของการสร้างคอลเลกชัน ขนาดและขอบเขตของวัสดุ ข้อจำกัดในการเข้าถึง และค้นหาเครื่องช่วยค้นที่มีอยู่เดิม รวมถึงโครงสร้างการจัดระเบียบที่แฝงอยู่

การสำรวจต้องยึดหลักการ respect des fonds ซึ่งหมายถึงการคำนึงถึงคอลเลกชันในภาพรวม เพื่อตรวจสอบว่าวัสดุที่มีอยู่นั้นเป็นส่วนหนึ่งหรือทั้งหมดของชุดเอกสาร (fonds) นั้นๆ การสำรวจเป็นงานเชิงสังเกตโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงหรือจัดเรียงวัสดุใหม่ ผลลัพธ์ที่ได้มักจะเป็นแบบฟอร์มการสำรวจและแผนการประมวลผล

การจัดระเบียบ (Arrangement)

การจัดระเบียบวัสดุจะยึดหลักการสำคัญสองประการภายใต้ respect des fonds ได้แก่:

• หลักแหล่งกำเนิด (Provenance): วัสดุของผู้สร้างรายหนึ่งควรถูกเก็บไว้ด้วยกันและแยกออกจากผู้สร้างรายอื่น รวมถึงการรักษาประวัติการเปลี่ยนมือของเอกสาร
• หลักลำดับเดิม (Original Order): การจัดเรียงเดิมของผู้สร้างมีคุณค่าเพราะสะท้อนถึงวิธีการใช้งานและความสัมพันธ์ของเอกสาร หากลำดับเดิมมีความสมเหตุสมผลและไม่เป็นอุปสรรคต่อการค้นหา นักจดหมายเหตุจะคงลำดับนั้นไว้ แต่หากจำเป็นต้องจัดระเบียบใหม่ จะดำเนินการตามระดับต่างๆ เช่น ระดับคอลเลกชัน, ระดับชุด (series), ระดับชุดย่อย (subseries), ระดับกล่อง, ระดับแฟ้ม หรือระดับชิ้นเอกสาร

ในขั้นตอนนี้อาจมีการ คัดออก (Weeding) วัสดุที่ไม่ตรงตามนโยบายการจัดเก็บของหอจดหมายเหตุ รวมถึงการดำเนินกิจกรรมด้านการอนุรักษ์

การทำคำอธิบาย (Description)

ระดับของการบรรยาย

การบรรยายข้อมูลจะมีความละเอียดมากกว่าการสำรวจ โดยอาจครอบคลุมตั้งแต่การทำรายการชุดและชุดย่อย รายการเนื้อหาในกล่อง รายการแฟ้ม หรือการทำบัญชีรายละเอียดฉบับสมบูรณ์ ซึ่งรวมถึงประวัติการบริหารงาน ประวัติบุคคล บันทึกขอบเขต ข้อมูลการได้มา และรายละเอียดการประมวลผล ในบางกรณีอาจมีการบรรยายระดับชิ้นเอกสารหากมีคุณค่าทางประวัติศาสตร์สูงมากหรือมีความเสี่ยงต่อการสูญหาย

เครื่องช่วยค้น (Finding Aids)

คำบรรยายที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคอลเลกชันเรียกว่า เครื่องช่วยค้น (Finding Aid) ซึ่งมีวัตถุประสงค์หลักเพื่ออำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงวัสดุได้ง่ายขึ้น และเป็นประโยชน์ต่อนักจดหมายเหตุในการให้บริการอ้างอิงทั้งในปัจจุบันและอนาคต