การจัดการข้อมูลส่วนบุคคล

การจัดการข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Information Management หรือ PIM) คือการศึกษาและการประยุกต์ใช้กิจกรรมต่างๆ ที่บุคคลดำเนินการเพื่อจัดหา สร้าง จัดเก็บ จัดระเบียบ บำรุงรักษา เรียกคืน และใช้รายการข้อมูล เช่น เอกสาร (ทั้งในรูปแบบกระดาษและดิจิทัล) หน้าเว็บ และข้อความอีเมล เพื่อใช้ในชีวิตประจำวัน ทั้งในการทำงานและบทบาทต่างๆ ของบุคคล เช่น การเป็นพ่อแม่ พนักงาน เพื่อน หรือสมาชิกของชุมชน โดย PIM ถือเป็นการจัดการสารสนเทศที่มีขอบเขตอยู่ภายในตัวบุคคล (Intrapersonal scope)

เป้าหมายและบทบาทของ PIM

เป้าหมายหลักของ PIM คือการทำให้บุคคลสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้อง ในสถานที่ที่เหมาะสม ในรูปแบบที่ต้องการ และมีความสมบูรณ์และคุณภาพเพียงพอที่จะตอบสนองความต้องการในขณะนั้น การนำเทคโนโลยีและเครื่องมือต่างๆ มาใช้ช่วยลดเวลาในกิจกรรมที่ซ้ำซ้อนและเสี่ยงต่อความผิดพลาด เช่น การค้นหาและการจัดระเบียบข้อมูล อย่างไรก็ตาม การใช้เครื่องมือเหล่านี้อาจนำไปสู่ภาวะข้อมูลท่วมท้น (Information Overload) ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อการจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ

รูปแบบการจัดการข้อมูลในบริบทต่างๆ

บุคคลจัดการข้อมูลในสภาพแวดล้อมและเหตุผลที่แตกต่างกัน โดยใช้ข้อมูลหลากหลายประเภท ตัวอย่างเช่น:

• บริบทการทำงาน: พนักงานออฟฟิศแบบดั้งเดิมอาจจัดการเอกสารทางกายภาพในตู้เก็บเอกสาร โดยใช้แฟ้มแขวนที่จัดเรียงตามตัวอักษรของชื่อโครงการ ในขณะที่พนักงานยุคใหม่จะจัดระเบียบเอกสารดิจิทัลในโฟลเดอร์เสมือนของระบบไฟล์ในคอมพิวเตอร์ หรือใช้บริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ (Cloud Storage) เช่น Dropbox, Microsoft OneDrive หรือ Google Drive
• บริบทส่วนตัว: พ่อแม่อาจเก็บรวบรวมและจัดระเบียบรูปถ่ายของลูกๆ ไว้ในอัลบั้มภาพ ซึ่งอาจเป็นได้ทั้งอัลบั้มกระดาษหรืออัลบั้มดิจิทัล

นอกจากวิธีการจัดเก็บแล้ว PIM ยังให้ความสำคัญกับวิธีการเรียกคืนข้อมูล (Retrieval) เพื่อนำกลับมาใช้ใหม่ เช่น การค้นหาเอกสารทางกายภาพโดยการระลึกถึงชื่อโครงการแล้วค้นหาตามตัวอักษร หรือการใช้ระบบค้นหาในอีเมล (Fielded Search) เช่น การค้นหาตามชื่อผู้ส่ง หัวข้อ หรือวันที่

มิติของข้อมูลส่วนบุคคล

ในการศึกษาด้าน PIM มีการแบ่งประเภทของข้อมูลที่ถือว่าเป็น "ข้อมูลส่วนบุคคล" ออกเป็น 6 มิติ ดังนี้:

• ข้อมูลที่เป็นเจ้าของ (Owned by me): ข้อมูลที่บุคคลเป็นเจ้าของ เช่น เอกสารในห้องทำงาน อีเมลในบัญชีส่วนตัว หรือไฟล์ในคลาวด์ ซึ่งนำไปสู่ประเด็นเรื่องการเก็บรักษาข้อมูลระยะยาว (Personal Archiving) และการอนุรักษ์ข้อมูลดิจิทัล (Digital Preservation)
• ข้อมูลเกี่ยวกับตัวฉัน (About me): ข้อมูลที่ผู้อื่นจัดเก็บเกี่ยวกับบุคคลนั้น เช่น ประวัติเครดิต ประวัติสุขภาพ หรือประวัติการค้นหา ซึ่งส่งผลต่อชื่อเสียงและการได้รับการปฏิบัติ และเกี่ยวข้องโดยตรงกับประเด็นด้านความเป็นส่วนตัว (Privacy)
• ข้อมูลที่ส่งถึงฉัน (Directed toward me): ข้อมูลที่ส่งมาถึงบุคคล เช่น อีเมล การโทรศัพท์ โฆษณาทางเว็บ หรือการแจ้งเตือนต่างๆ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการจัดการความสนใจ (Attention Management) และการใช้ระบบกรองข้อมูล (Information Filtering)
• ข้อมูลที่ส่งหรือโพสต์โดยฉัน (Sent/Posted by me): ข้อมูลที่บุคคลสร้างและเผยแพร่ เช่น อีเมลที่ส่งออก บล็อก โพสต์ในโซเชียลมีเดีย หรือบทความที่ตีพิมพ์ ซึ่งส่งผลต่อภาพลักษณ์ที่ผู้อื่นมีต่อบุคคลนั้น
• ข้อมูลที่ฉันประสบ (Experienced by me): ข้อมูลที่บันทึกประสบการณ์ของบุคคล เช่น ประวัติการเข้าชมเว็บ รูปถ่าย บันทึกประจำวัน หรือข้อมูลจากอุปกรณ์สวมใส่ (Lifelogging) เช่น Fitbit หรือ Apple Watch ซึ่งนำไปสู่แนวคิดเรื่อง "ตัวตนเชิงปริมาณ" (Quantified Self)
• ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับฉัน (Relevant to me): ข้อมูลที่บุคคลอาจยังไม่ทราบแต่ควรทราบ ซึ่งมักถูกนำเสนอผ่านระบบแนะนำ (Recommender Systems) หรือผ่านเครือข่ายสังคมของเพื่อนและครอบครัว