ข้อกำหนดการปฏิบัติตามกฎระเบียบของสหรัฐอเมริกา (Compliance Requirements)

ในสหรัฐอเมริกา ข้อกำหนดการปฏิบัติตามกฎระเบียบ (Compliance Requirements) คือชุดคำสั่งที่หน่วยงานรัฐบาลกลางกำหนดขึ้นเพื่อสรุปกฎหมายและข้อบังคับของรัฐบาลกลางหลายร้อยฉบับที่เกี่ยวข้องกับการให้ความช่วยเหลือจากรัฐบาลกลาง (Federal Assistance) หรือที่รู้จักกันในชื่อ เงินช่วยเหลือจากรัฐบาลกลาง (Federal Aid) หรือ เงินทุนจากรัฐบาลกลาง (Federal Funds)

ปัจจุบันข้อกำหนดเหล่านี้ถูกรวมไว้ใน OMB A-133 Compliance Supplement ซึ่งจัดทำโดยสำนักงานการจัดการและงบประมาณของสหรัฐฯ (Office of Management and Budget หรือ OMB) เพื่อช่วยให้ผู้รับทุนสามารถปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับ รวมถึงการดำเนินการตรวจสอบบัญชีประจำปี (Single Audit) ได้อย่างถูกต้อง

โครงสร้างของข้อกำหนดการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

OMB ได้สร้างข้อกำหนดพื้นฐานและมาตรฐาน 14 ประการที่ผู้รับทุนต้องปฏิบัติตามเมื่อได้รับและใช้เงินช่วยเหลือจากรัฐบาลกลาง โดยข้อกำหนดแต่ละข้อจะถูกระบุด้วยตัวอักษรเรียงตามลำดับตัวอักษรภาษาอังกฤษ ซึ่งทำหน้าที่เป็นแนวทางทั่วไปเนื่องจากโครงการของรัฐบาลกลางมีจำนวนมากและมีความหลากหลาย

(A) กิจกรรมที่อนุญาตและไม่อนุญาต (Activities Allowed or Unallowed)

ข้อกำหนดนี้ระบุว่าแต่ละโครงการต้องดำเนินงานเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ (เช่น การดูแลผู้สูงอายุ หรือการศึกษาของเด็ก) และเงินทุนที่ได้รับจะต้องถูกนำไปใช้ในกิจกรรมที่ส่งผลดีต่อวัตถุประสงค์นั้นเท่านั้น ดังนั้น เงินช่วยเหลือที่มอบให้ผู้รับทุนเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะจะต้องถูกใช้เพื่อวัตถุประสงค์นั้นโดยเฉพาะ

(B) ต้นทุนที่อนุญาตและหลักการด้านต้นทุน (Allowable Costs/Cost Principles)

นี่คือส่วนที่สำคัญที่สุดส่วนหนึ่ง เนื่องจากครอบคลุมถึงนโยบายการบัญชีต้นทุน ค่าใช้จ่าย และการใช้เงินทุนของรัฐบาลกลางในการบริหารโครงการ โดยแบ่งกลุ่มผู้รับทุนออกเป็น 3 กลุ่มหลัก ดังนี้:

• รัฐบาลระดับรัฐ, ท้องถิ่น และรัฐบาลเผ่าอินเดียน
• สถาบันอุดมศึกษา
• องค์กรไม่แสวงหาผลกำไร

ก่อนวันที่ 26 ธันวาคม 2014 แต่ละกลุ่มจะมีชุดหลักการด้านต้นทุนที่แยกจากกัน ซึ่งประกาศโดย OMB ผ่าน Circular ต่างๆ เช่น OMB Circular A-87, A-21 และ A-122 อย่างไรก็ตาม ในวันที่ 26 ธันวาคม 2013 OMB ได้ออก Uniform Administrative Requirements, Cost Principles and Audit Requirements for Federal Awards เพื่อให้ข้อกำหนดมีความกระชับและเป็นมาตรฐานเดียวกันมากขึ้น

การจำแนกต้นทุน

โดยทั่วไป หากมีการใช้เงินช่วยเหลืออย่างไม่เหมาะสม เช่น การนำไปใช้กับต้นทุนที่ไม่อนุญาต ผู้รับทุนจะต้องชดใช้เงินคืนให้แก่รัฐบาลกลาง

มาตรฐานการจัดทำเอกสาร (Documentation Standards)

เพื่อให้ต้นทุนได้รับการยอมรับว่า "อนุญาต" จะต้องมีเอกสารประกอบที่เพียงพอ โดยแบ่งเป็นสองส่วนหลัก:

1. ต้นทุนด้านเงินเดือน (Payroll Costs)

การเรียกเก็บเงินเดือนและค่าจ้างจากเงินทุนรัฐบาลกลางต้องอ้างอิงจากบันทึกที่สะท้อนถึงงานที่ปฏิบัติจริง ซึ่งต้องมีระบบการควบคุมภายในที่ให้ความมั่นใจว่าการเรียกเก็บเงินนั้นถูกต้อง อนุญาต และจัดสรรอย่างเหมาะสม ซึ่งมักเรียกว่า การรายงานเวลาและความพยายาม (Time and Effort Reporting)

2. ต้นทุนที่ไม่ใช่เงินเดือน (Non-payroll Costs)

เอกสารที่จำเป็นจะแตกต่างกันไปตามลักษณะของธุรกรรม แต่ตามข้อกำหนด 2 CFR §200.403 ต้นทุนต้องมีเกณฑ์ทั่วไปดังนี้:

• ต้องมีความจำเป็นและสมเหตุสมผลสำหรับการดำเนินงานตามเงินทุนที่ได้รับ
• ต้องสอดคล้องกับข้อจำกัดหรือข้อยกเว้นที่ระบุไว้ในหลักการหรือในสัญญาเงินทุน