Per Diem คืออะไร? ทำความรู้จักกับเบี้ยเลี้ยงรายวันสำหรับการเดินทาง
สรุปใจความสำคัญ
- Per diem คือเงินเบี้ยเลี้ยงรายวันที่นายจ้างจ่ายให้พนักงานเพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายขณะเดินทางไปทำงาน
- ระบบ Per diem ช่วยลดความยุ่งยากในการเก็บใบเสร็จและทำรายงานเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายจริง
- อัตรา Per diem มักแตกต่างกันไปตามสถานที่และค่าครองชีพของเมืองที่เดินทางไปปฏิบัติงาน
Per diem เป็นคำภาษาละตินที่แปลว่า "ต่อวัน" หรือ "สำหรับแต่ละวัน" ในบริบทของการทำงานและการเงิน หมายถึง จำนวนเงินที่องค์กรจ่ายให้กับบุคคล โดยปกติจะเป็นพนักงาน เพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการดำรงชีวิตเมื่อต้องเดินทางไปปฏิบัติงานนอกสถานที่ตามคำสั่งของนายจ้าง
รูปแบบการจ่าย Per Diem
การจ่ายเงินแบบ Per diem สามารถครอบคลุมค่าใช้จ่ายได้ทั้งบางส่วนหรือทั้งหมด โดยมีตัวอย่างดังนี้:
- ค่าที่พัก: อาจรวมอยู่ในเบี้ยเลี้ยงรายวัน หรือแยกเบิกตามจริง
- ค่าอาหาร: มักเป็นส่วนประกอบหลักของเบี้ยเลี้ยงรายวัน
- ค่าเดินทาง: โดยเฉพาะการใช้รถยนต์ส่วนตัว มักจะเบิกจ่ายตามระยะทางที่เดินทางจริง (เช่น อัตราการเบิกจ่ายไมล์ของสหรัฐฯ)
ข้อดีของการใช้ระบบ Per diem คือช่วยลดภาระของพนักงานในการจัดเตรียมรายงานค่าใช้จ่ายโดยละเอียดและลดภาระของนายจ้างในการตรวจสอบใบเสร็จรับเงินจำนวนมาก เนื่องจากนายจ้างจะจ่ายเงินในอัตรามาตรฐานรายวันโดยไม่คำนึงถึงจำนวนเงินที่จ่ายจริง อย่างไรก็ตาม ในบางประเทศ กฎหมายภาษีอาจกำหนดเพดานสูงสุดของเบี้ยเลี้ยงรายวันที่ได้รับยกเว้นภาษี หากนายจ้างจ่ายสูงกว่าเกณฑ์ที่กำหนด ส่วนที่เกินอาจต้องนำไปคำนวณเป็นรายได้เพื่อเสียภาษี
การนำไปใช้ในประเทศต่างๆ
สหราชอาณาจักร (UK)
ในสหราชอาณาจักร Per diem คือเบี้ยเลี้ยงรายวันที่นายจ้างจ่ายเพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน เช่น ค่าอาหาร ค่าที่พัก และค่าเดินทางท้องถิ่น ซึ่งมักจะเรียกทับศัพท์ว่า subsistence allowance หรือ travel allowance โดยหน่วยงานสรรพากร (HMRC) จะเรียกการจ่ายเงินแบบเหมาจ่ายนี้ว่า "scale rate expenses payments"
สหรัฐอเมริกา (US)
บริษัทและองค์กรในสหรัฐฯ มักใช้อัตราเบี้ยเลี้ยงที่ประกาศโดย General Services Administration (GSA) ซึ่งกำหนดอัตราตามเมืองต่างๆ เนื่องจากค่าครองชีพในแต่ละพื้นที่ไม่เท่ากัน เช่น นิวยอร์กจะมีอัตราเบี้ยเลี้ยงสูงกว่าเมืองขนาดเล็กในรัฐแอลาบามา
เงื่อนไขสำคัญในการได้รับ Per diem ในสหรัฐฯ คือการปฏิบัติงานต้องมีการค้างคืน ซึ่งถือเป็นการสร้างภาระค่าใช้จ่ายซ้ำซ้อนจากการที่ต้องมีที่อยู่อาศัยสองแห่งในเวลาเดียวกัน
กรณีพิเศษในสหรัฐฯ
- กองทัพสหรัฐฯ: จ่ายเบี้ยเลี้ยงตามกฎระเบียบการเดินทางร่วม (Joint Travel Regulations) โดยวันแรกและวันสุดท้ายของการเดินทางจะได้รับเพียง 75% ของอัตราเต็ม
- คนขับรถบรรทุก: มีการคำนวณการหักลดหย่อนภาษีสำหรับเบี้ยเลี้ยงรายวันเป็นพิเศษ
- วงการกีฬา: ในลีกกีฬาอาชีพ เช่น NBA หรือ NHL เบี้ยเลี้ยงรายวันเป็นประเด็นสำคัญในการเจรจาสัญญาจ้างงานร่วม (CBA) เนื่องจากนักกีฬาต้องเดินทางไปแข่งขันนอกสถานที่บ่อยครั้ง
ความหมายในบริบทอื่นๆ
นอกเหนือจากเรื่องค่าจ้างและเงินเดือนแล้ว คำว่า Per diem ยังถูกนำไปใช้ในบริบทอื่นด้วย เช่น:
- การรถไฟ (สหรัฐฯ): เป็นค่าธรรมเนียมที่รถไฟสายหนึ่งเรียกเก็บจากอีกสายหนึ่ง เมื่อตู้สินค้าของสายหนึ่งไปค้างอยู่ที่สถานีของอีกสายหนึ่ง เพื่อกระตุ้นให้มีการส่งคืนตู้สินค้าอย่างรวดเร็ว
- กฎหมายสัญญา: อาจมีการใช้ข้อกำหนด Per diem ในสัญญาเพื่อระบุค่าปรับรายวันที่เกิดขึ้นเมื่อมีการผิดนัดชำระหรือส่งมอบงานล่าช้า เช่น ในสัญญาซื้อขายอสังหาริมทรัพย์
คำถามที่พบบ่อย
Per diem แตกต่างจากการเบิกจ่ายตามจริงอย่างไร?
Per diem เป็นการจ่ายเงินแบบเหมาจ่ายรายวันตามอัตราที่กำหนดไว้ล่วงหน้า โดยพนักงานไม่ต้องส่งใบเสร็จเพื่อขอเบิกเงินคืน ส่วนการเบิกจ่ายตามจริงคือการที่พนักงานต้องจ่ายเงินไปก่อนและนำใบเสร็จมาเบิกคืนตามจำนวนที่ใช้จ่ายจริง
เงิน Per diem ต้องเสียภาษีหรือไม่?
ขึ้นอยู่กับกฎหมายภาษีของแต่ละประเทศ หากนายจ้างจ่ายเบี้ยเลี้ยงในอัตราที่เหมาะสมและไม่เกินเพดานที่กฎหมายกำหนด มักจะได้รับยกเว้นภาษี แต่หากจ่ายสูงเกินกว่าเกณฑ์มาตรฐาน เงินส่วนที่เกินอาจถูกนำไปคำนวณเป็นรายได้เพื่อเสียภาษี
การได้รับ Per diem จำเป็นต้องมีการค้างคืนหรือไม่?
โดยทั่วไปแล้ว ในหลายองค์กรและกฎหมายภาษี (เช่น ในสหรัฐฯ) การที่จะได้รับเบี้ยเลี้ยงรายวันมักกำหนดให้การเดินทางนั้นต้องมีการค้างคืน เพื่อให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการต้องแยกจากที่พักอาศัยปกติ