หอจดหมายเหตุแห่งรัฐนอร์ทแคโรไลนา

หอจดหมายเหตุแห่งรัฐนอร์ทแคโรไลนา (State Archives of North Carolina) หรือชื่ออย่างเป็นทางการคือ กองจดหมายเหตุและบันทึก (North Carolina Division of Archives and Records) เป็นหน่วยงานของรัฐบาลรัฐนอร์ทแคโรไลนาที่มีหน้าที่หลักในการรวบรวม รักษา และให้บริการเข้าถึงวัสดุจดหมายเหตุที่มีความสำคัญทางประวัติศาสตร์ที่เกี่ยวข้องกับรัฐนอร์ทแคโรไลนา นอกจากนี้ ยังมีหน้าที่ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการอนุรักษ์และการจัดการบันทึกสาธารณะแก่เจ้าหน้าที่ระดับรัฐ เคาน์ตี้ เมือง และมหาวิทยาลัยของรัฐ

หน่วยงานนี้ก่อตั้งขึ้นครั้งแรกในชื่อ คณะกรรมการประวัติศาสตร์นอร์ทแคโรไลนา (North Carolina Historical Commission) ในปี ค.ศ. 1903 และได้ผ่านการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กร ชื่อเรียก และความสัมพันธ์กับหน่วยงานรัฐอื่น ๆ มาโดยตลอด จนกระทั่งในเดือนพฤษภาคม ค.ศ. 2012 ได้ถูกเปลี่ยนชื่อเป็นกองจดหมายเหตุและบันทึก ภายใต้สำนักงานจดหมายเหตุและประวัติศาสตร์ของกระทรวงทรัพยากรธรรมชาติและวัฒนธรรมของนอร์ทแคโรไลนา

โครงสร้างและการดำเนินงาน

หอจดหมายเหตุแห่งรัฐนอร์ทแคโรไลนาแบ่งการดำเนินงานออกเป็น 4 ส่วนหลัก ได้แก่:

• ส่วนบริการคอลเลกชัน (Collection Services): ดูแลการรวบรวมและจัดการวัสดุจดหมายเหตุ
• ส่วนบันทึกรัฐบาล (Government Records): บริหารจัดการบริการด้านการจัดการบันทึกให้แก่หน่วยงานรัฐบาลรัฐ หน่วยงานรัฐบาลท้องถิ่น และสถาบันอุดมศึกษาที่รัฐสนับสนุน ตามกฎหมาย General Statutes 121 และ 132
• ส่วนบริการดิจิทัล (Digital Services): จัดการข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลและจดหมายเหตุอิเล็กทรอนิกส์
• ส่วนคอลเลกชันพิเศษ (Special Collections): ดูแลเอกสารที่ไม่ใช่ของรัฐบาล เช่น เอกสารส่วนบุคคลและครอบครัว บันทึกขององค์กร และคอลเลกชันโสตทัศนูปกรณ์

หอจดหมายเหตุมีสถานที่ให้บริการสาธารณะ 3 แห่ง ได้แก่ สำนักงานหลักที่ 109 East Jones Street ในเมืองราลี, ศูนย์ประวัติศาสตร์ Outer Banks ในเมืองแมนทีโอ และหอจดหมายเหตุภูมิภาคตะวันตกในเมืองแอชวิลล์

ทรัพยากรจดหมายเหตุ

หอจดหมายเหตุแห่งรัฐนอร์ทแคโรไลนาจัดเก็บวัสดุที่บันทึกประวัติศาสตร์ของรัฐนอร์ทแคโรไลนามากกว่า 50,000 ฟุตเชิงเส้น (linear feet) ซึ่งประกอบด้วย:

• บันทึกของรัฐบาล: เอกสารจากหน่วยงานระดับรัฐ เคาน์ตี้ และบันทึกบางส่วนจากเทศบาล
• วัสดุคอลเลกชันพิเศษ: เอกสารส่วนบุคคลและครอบครัว (รวมถึงคอลเลกชันทางทหารที่ครอบคลุม), บันทึกขององค์กร, บันทึกของสถาบันการศึกษาในนอร์ทแคโรไลนาที่เลิกดำเนินงานไปแล้ว และคอลเลกชันโสตทัศนูปกรณ์

ในปัจจุบัน หน่วยงานมีการเก็บรวบรวมบันทึกของรัฐบาลในทุกรูปแบบ รวมถึงวัสดุดิจิทัล (born-digital) เช่น เอกสาร รูปภาพ วิดีโอ จดหมายเหตุเว็บ และจดหมายเหตุโซเชียลมีเดีย โดยร่วมมือกับห้องสมุดแห่งรัฐนอร์ทแคโรไลนาในการบริหารจัดการ คลังเก็บข้อมูลดิจิทัลนอร์ทแคโรไลนา (North Carolina Digital Repository) เพื่อการอนุรักษ์บันทึกทั้งของรัฐบาลและเอกชนในระยะยาว

ประวัติความเป็นมา

การก่อตั้ง

ต้นกำเนิดของหอจดหมายเหตุคือ คณะกรรมการประวัติศาสตร์นอร์ทแคโรไลนา ซึ่งก่อตั้งขึ้นในปี ค.ศ. 1903 โดยสมัชชาแห่งรัฐ (General Assembly) ตามคำขอของสมาคมวรรณกรรมและประวัติศาสตร์แห่งรัฐ (State Literary and Historical Association) โดยนอร์ทแคโรไลนาถือเป็นรัฐที่ 3 ในสหรัฐอเมริกาที่ก่อตั้งหน่วยงานประวัติศาสตร์ของรัฐ ต่อจากรัฐแอลาบามา (ค.ศ. 1901) และรัฐมิสซิสซิปปี (ค.ศ. 1902)

ในช่วงเริ่มต้น คณะกรรมการประกอบด้วยผู้ที่ได้รับแต่งตั้งจากผู้ว่าการรัฐ 5 ท่าน และได้รับงบประมาณรายปี 500 ดอลลาร์ โดยมีภารกิจในการ "รวบรวม แก้ไข และตีพิมพ์เอกสารที่มีค่าซึ่งช่วยให้เข้าใจประวัติศาสตร์ของรัฐ" ต่อมาในปี ค.ศ. 1907 นาย R. D. W. Connor ได้เข้าดำรงตำแหน่งเลขาธิการคนแรก ซึ่งในเวลาต่อมาเขาได้กลายเป็นนักจดหมายเหตุคนแรกของสหรัฐอเมริกา

วิวัฒนาการทางกฎหมาย

การดำเนินงานของหอจดหมายเหตุถูกขับเคลื่อนด้วยกฎหมายสำคัญหลายฉบับ ได้แก่:

• ค.ศ. 1903: ก่อตั้งคณะกรรมการประวัติศาสตร์นอร์ทแคโรไลนาตามกฎหมาย Chapter 767
• ค.ศ. 1907: แก้ไขกฎหมายเพื่อเพิ่มหน้าที่ในการทำเครื่องหมายและอนุรักษ์สถานที่ทางประวัติศาสตร์ รวมถึงส่งเสริมการศึกษาประวัติศาสตร์ของรัฐ
• ค.ศ. 1935: ออกกฎหมาย Chapter 265 เพื่อคุ้มครองบันทึกสาธารณะที่ไม่มีความสำคัญในเชิงการบริหาร แต่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ โดยห้ามการขาย ให้ยืม หรือทำลายบันทึกสาธารณะโดยไม่ได้รับอนุญาตจากคณะกรรมการประวัติศาสตร์ ซึ่งถือเป็นกฎหมายบันทึกสาธารณะฉบับแรกของรัฐ
• ค.ศ. 1961: กฎหมายบันทึกสาธารณะ (Public Records Act) หรือ G.S. 132 เข้ามาแทนที่กฎหมายปี 1935 โดยขยายขอบเขตการจัดการบันทึกให้ครอบคลุมถึงบันทึกอิเล็กทรอนิกส์
• ค.ศ. 1973: กฎหมายจดหมายเหตุและประวัติศาสตร์ (Archives and History Act) หรือ G.S. 121 กำหนดให้กระทรวงทรัพยากรธรรมชาติและวัฒนธรรมเป็นหน่วยงานจดหมายเหตุและประวัติศาสตร์อย่างเป็นทางการของรัฐนอร์ทแคโรไลนา

การเปลี่ยนแปลงชื่อและโครงสร้าง

ในปี ค.ศ. 1943 สมัชชาแห่งรัฐได้เปลี่ยนชื่อคณะกรรมการประวัติศาสตร์เป็น กรมจดหมายเหตุและประวัติศาสตร์แห่งรัฐ (State Department of Archives and History) และในปี ค.ศ. 1972 ได้มีการควบรวมหน่วยงานภายใต้การปรับโครงสร้างการบริหารของรัฐ เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น จนกระทั่งกลายเป็นกองจดหมายเหตุและบันทึกในปัจจุบัน