Microsoft SharePoint คืออะไร? แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันระดับองค์กร

สรุปใจความสำคัญ

SharePoint เปิดตัวครั้งแรกในปี 2001 และปัจจุบันเป็นส่วนหนึ่งของระบบนิเวศ Microsoft 365
ทำหน้าที่เป็นโครงสร้างพื้นฐานในการจัดเก็บไฟล์สำหรับทั้ง OneDrive และ Microsoft Teams
รองรับการทำงานร่วมกับ Microsoft 365 Copilot เพื่อใช้ AI ในการวิเคราะห์และสรุปข้อมูลองค์กร

Microsoft SharePoint เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันบนเว็บที่ออกแบบมาเพื่อสร้างอินทราเน็ตขององค์กร การจัดการเนื้อหาและเอกสาร รวมถึงการแชร์ไฟล์อย่างมีประสิทธิภาพ พัฒนาโดย Microsoft และเป็นส่วนหนึ่งของบริการ Microsoft 365 โดยสามารถใช้งานได้ทั้งในรูปแบบบริการคลาวด์และแบบติดตั้งในองค์กร (SharePoint Server) เพื่อให้องค์กรสามารถควบคุมข้อมูลได้ตามต้องการ

Microsoft SharePoint Interface — อินเทอร์เฟซของ Microsoft SharePoint สำหรับการจัดการข้อมูลองค์กร

การประยุกต์ใช้งานหลักของ SharePoint

SharePoint ถูกนำมาใช้ในหลากหลายด้านเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กร ดังนี้:

1. การจัดการเนื้อหาและเอกสารระดับองค์กร (Enterprise Content Management)

SharePoint ช่วยให้องค์กรสามารถจัดเก็บ ค้นหา จัดเก็บถาวร และติดตามเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างเป็นระบบ โดยมีฟังก์ชันการทำงานที่ออกแบบมาเพื่อรองรับข้อกำหนดทางกฎหมายและการจัดการข้อมูล ซึ่งรวมถึงการแก้ไขเอกสารร่วมกันแบบเรียลไทม์และการซิงโครไนซ์ข้อมูลที่ปลอดภัยผ่านโครงสร้างพื้นฐานของ OneDrive

2. อินทราเน็ตและเครือข่ายสังคมภายในองค์กร

การสร้างพอร์ทัลอินทราเน็ตช่วยให้พนักงานเข้าถึงข้อมูลและแอปพลิเคชันของบริษัทได้จากจุดเดียว ช่วยให้การสื่อสารภายในองค์กร การฝึกอบรมพนักงาน และการจัดการวิกฤตเป็นไปได้อย่างราบรื่น โดยเน้นการใช้งานผ่าน Communication sites เพื่อกระจายข้อมูลข่าวสาร

3. การทำงานร่วมกันเป็นกลุ่ม (Group Collaboration)

SharePoint มีความสามารถในการทำงานร่วมกันผ่าน Team sites ซึ่งจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่อมีการสร้างทีมใน Microsoft Teams ช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถจัดการไฟล์ กำหนดการโครงการ (เชื่อมต่อกับ Outlook และ Project) และติดตามข้อมูลต่างๆ ร่วมกันได้

4. พื้นที่จัดเก็บข้อมูลใน Microsoft 365

SharePoint ทำหน้าที่เป็นเลเยอร์การจัดเก็บข้อมูลหลักสำหรับบริการอื่นๆ ใน Microsoft 365 เช่น:

OneDrive: คือไซต์ SharePoint ส่วนบุคคลสำหรับผู้ใช้แต่ละราย
Microsoft Teams: ไฟล์ในช่องทางของ Teams จะถูกเก็บไว้ในไซต์ SharePoint ที่สร้างขึ้นสำหรับทีมนั้นๆ
Microsoft Loop: ส่วนประกอบของ Loop จะถูกจัดเก็บใน OneDrive หรือ SharePoint

การค้นหาและปัญญาประดิษฐ์ (AI)

Microsoft Search ช่วยให้การค้นหาข้อมูลทั่วทั้งองค์กรเป็นเรื่องง่าย โดยทำงานร่วมกับ Microsoft 365 Copilot ซึ่งใช้ดัชนีเชิงความหมาย (Semantic Index) เพื่อให้คำตอบที่แม่นยำโดยอิงตามสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลของ SharePoint ในระดับไซต์ รายการ และไฟล์ นอกจากนี้ยังมี SharePoint agents ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างตัวแทน AI เพื่อช่วยในการดึงข้อมูลเฉพาะทางภายในไซต์ได้

การพัฒนาแอปพลิเคชันเว็บแบบกำหนดเอง

สำหรับองค์กรที่ต้องการฟังก์ชันการทำงานเพิ่มเติม สามารถพัฒนาแอปพลิเคชันบน SharePoint Framework (SPFx) โดยใช้ React และ TypeScript ซึ่งจะทำงานร่วมกับ Microsoft Graph API เพื่อดึงข้อมูลจากเทแนนท์ และใช้ Azure Functions สำหรับตรรกะฝั่งเซิร์ฟเวอร์ โดยมีการยืนยันตัวตนผ่าน Microsoft Entra ID

คำถามที่พบบ่อย

SharePoint แตกต่างจาก OneDrive อย่างไร?

OneDrive คือพื้นที่จัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคลสำหรับผู้ใช้แต่ละราย ในขณะที่ SharePoint คือแพลตฟอร์มสำหรับการทำงานร่วมกันระดับทีมหรือองค์กร โดยที่ OneDrive จริงๆ แล้วทำงานอยู่บนโครงสร้างพื้นฐานของ SharePoint

SharePoint Server คืออะไร?

SharePoint Server คือเวอร์ชันที่องค์กรสามารถติดตั้งและดูแลรักษาเซิร์ฟเวอร์เองภายในองค์กร (On-premises) แทนการใช้บริการบนคลาวด์ของ Microsoft 365

สามารถสร้างแอปพลิเคชันบน SharePoint ได้หรือไม่?

ใช่ สามารถทำได้ผ่าน SharePoint Framework (SPFx) ซึ่งช่วยให้นักพัฒนาสามารถสร้างส่วนประกอบเว็บแบบกำหนดเองที่ทำงานร่วมกับระบบนิเวศของ Microsoft 365 ได้