Archives Hub ศูนย์รวมคำอธิบายหอจดหมายเหตุทั่วสหราชอาณาจักร

Archives Hub เป็นบริการจาก Jisc ที่เปิดให้ทุกคนเข้าใช้งานได้ฟรี โดยทำหน้าที่เป็นจุดค้นหาข้อมูลกลางที่รวบรวมคำอธิบายของหอจดหมายเหตุจากสถาบันต่างๆ ทั่วสหราชอาณาจักรมากกว่า 400 แห่ง ซึ่งรวมถึงมหาวิทยาลัย วิทยาลัย คลังเก็บเอกสารเฉพาะทาง องค์กรการกุศล ธุรกิจ และสถาบันอื่นๆ

คุณสมบัติและการทำงานของ Archives Hub

สิ่งสำคัญที่ต้องเข้าใจคือ Archives Hub ไม่ได้เป็นผู้เก็บรักษาเอกสารจดหมายเหตุด้วยตนเอง แต่เป็นผู้ดูแลรักษา "เครื่องมือช่วยค้นหา" (Finding Aids) ซึ่งช่วยให้นักวิจัยสามารถระบุตำแหน่งของเอกสารจดหมายเหตุที่ต้องการได้ผ่านการค้นหาคำอธิบายข้อมูล

การค้นหาและกรองข้อมูล

ระบบของ Archives Hub ช่วยให้นักวิจัยสามารถค้นหาและกรองข้อมูลตามเกณฑ์ต่างๆ ได้อย่างละเอียด ดังนี้:

• คำสำคัญ (Keyword): ค้นหาคำที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหา
• ชื่อเรื่อง (Title): ค้นหาจากชื่อของชุดเอกสาร
• ผู้สร้าง (Creator): ค้นหาจากชื่อบุคคลหรือองค์กรที่สร้างเอกสาร
• บุคคลและองค์กร (Person/Organisation): ค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบุคคลหรือหน่วยงาน
• หัวข้อ (Subject): ค้นหาตามหมวดหมู่เนื้อหา
• วันที่ (Date): ค้นหาตามช่วงเวลาที่เกิดเอกสาร

นอกจากนี้ ระบบยังรองรับการกรองข้อมูลระหว่างเนื้อหาที่เป็นดิจิทัลและไม่ใช่ดิจิทัล พร้อมทั้งมีลิงก์ไปยังเนื้อหาดิจิทัลและรูปภาพประกอบ ซึ่งช่วยให้นักวิจัยสามารถรวบรวมข้อมูลจากหอจดหมายเหตุหลายแห่งทั่วประเทศที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อเดียวกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

มาตรฐานการจัดการข้อมูล

คำอธิบายข้อมูลใน Archives Hub ใช้มาตรฐานสากลเพื่อให้เกิดความแม่นยำและการเชื่อมโยงข้อมูล ดังนี้:

• ISAD(G): มาตรฐานสากลสำหรับการบรรยายลักษณะเอกสารจดหมายเหตุ
• EAD (Encoded Archival Description): การใช้ XML สำหรับเอกสารจดหมายเหตุ เพื่อให้ข้อมูลสามารถแลกเปลี่ยนและนำไปใช้ต่อได้
• มาตรฐานอื่นๆ: มีการใช้มาตรฐานสำหรับภาษา วันที่ และคำดัชนี เพื่อให้การค้นหาเป็นไปในทิศทางเดียวกัน

การสนับสนุนนักวิจัยและสถาบัน

Archives Hub ไม่เพียงแต่ให้บริการค้นหา แต่ยังมีข้อมูลสนับสนุนสำหรับนักวิจัย เช่น คู่มือแนะนำการใช้งานเบื้องต้น และการเผยแพร่บทความพิเศษรายเดือนที่สร้างโดยผู้ร่วมให้ข้อมูล เพื่อนำเสนอความหลากหลายของเนื้อหาจดหมายเหตุที่มีอยู่ในระบบ

นอกจากนี้ สำหรับสถาบันการศึกษาระดับอุดมศึกษาที่ต้องการแอปพลิเคชันค้นหาเป็นของตนเอง Archives Hub ได้พัฒนา "ไมโครไซต์" (Micro sites) ซึ่งเป็นอินเทอร์เฟซของคลังเก็บเอกสารที่ช่วยให้สถาบันสามารถเชื่อมต่อกับข้อมูลคำอธิบายที่จัดเก็บไว้ใน Hub ได้โดยตรง