การจัดการทรัพยากรสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์

การจัดการทรัพยากรสารสนเทศอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Resource Management หรือ ERM) คือกลุ่มของแนวทางปฏิบัติ เทคนิค และการใช้ซอฟต์แวร์โดยบรรณารักษ์และผู้เชี่ยวชาญด้านสารสนเทศ เพื่อบริหารจัดการทรัพยากรดิจิทัลที่อยู่ในคอลเลกชันของห้องสมุดหรือสถาบันสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

ขอบเขตของการจัดการทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์

กระบวนการ ERM ครอบคลุมวงจรชีวิตของทรัพยากรดิจิทัลทั้งหมด ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรมหลักดังนี้:

• การคัดเลือก (Selecting): การประเมินและเลือกทรัพยากรที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้
• การจัดหาและทำสัญญาอนุญาต (Licensing): การเจรจาและจัดการข้อตกลงการใช้งานทางกฎหมายกับผู้ให้บริการ
• การบำรุงรักษา (Maintaining): การดูแลให้ทรัพยากรสามารถเข้าถึงได้และใช้งานได้ตลอดเวลา
• การประเมินผล (Evaluating): การวิเคราะห์สถิติการใช้งานเพื่อตัดสินใจว่าทรัพยากรนั้นยังมีความคุ้มค่าหรือไม่
• การคัดออก (Removing): การยกเลิกการสมัครสมาชิกหรือลบทรัพยากรที่ไม่จำเป็นออกจากระบบ

ทรัพยากรที่อยู่ภายใต้การจัดการนี้มีความหลากหลาย เช่น วารสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Journals), หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ (e-Books), สื่อสตรีมมิง, ฐานข้อมูลออนไลน์, ชุดข้อมูล (Datasets), ซีดีรอม (CD-ROMs) และซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์

ประวัติและวิวัฒนาการ

ในช่วงยุคข้อมูลข่าวสาร ห้องสมุดและสถาบันมรดกทางวัฒนธรรมเริ่มเปลี่ยนผ่านจากการจัดการทรัพยากรสิ่งพิมพ์ไปสู่รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยเริ่มจากการใช้ฐานข้อมูลในรูปแบบซีดีรอม และขยายตัวสู่การนำวารสารออนไลน์เข้ามาในคอลเลกชันในช่วงทศวรรษ 1980 และ 1990

ในปี 2000 สมาพันธ์ห้องสมุดดิจิทัล (Digital Library Federation หรือ DLF) ได้สำรวจความท้าทายที่ห้องสมุดวิจัยต้องเผชิญในการใช้เทคโนโลยีดิจิทัล ซึ่งผลการสำรวจพบว่าการจัดการข้อมูลดิจิทัลเป็นสาเหตุหลักของความกังวลและความไม่แน่นอนในหมู่บรรณารักษ์ในช่วงเปลี่ยนศตวรรษ ด้วยเหตุนี้ DLF จึงได้ก่อตั้งโครงการ Electronic Resources Management Initiative (ERMI) ในปี 2002 เพื่อรวบรวมและบันทึกแนวทางปฏิบัติที่มีประสิทธิภาพในการจัดการทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์

ต่อมาในปี 2009 องค์กรมาตรฐานสารสนเทศแห่งชาติ (National Information Standards Organization หรือ NISO) ได้ดำเนินโครงการมาตรฐานข้อมูล ERM และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด (ERM Data Standards and Best Practices Project) เพื่อศึกษาความเป็นไปได้ในการสร้างมาตรฐานข้อมูลที่เป็นทางการ อย่างไรก็ตาม ในท้ายที่สุด NISO แนะนำว่าไม่ควรรับหน้าที่ดูแลมาตรฐานข้อมูล ERM โดยตรง แต่ควรให้การสนับสนุนผ่านการจัดสัมมนาออนไลน์ (Webinars) และการนำเสนอแนวทางปฏิบัติแทน แม้จะมีความพยายามในการสร้างมาตรฐาน แต่บรรณารักษ์จำนวนมากในทศวรรษ 2010 ยังคงสะท้อนว่าการจัดการทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์มีลักษณะที่ไม่เป็นเส้นตรงและขาดมาตรฐานที่ชัดเจน

ทางเลือกในการใช้ซอฟต์แวร์และระบบจัดการ

สถาบันสารสนเทศสามารถเลือกใช้ระบบ ERM ได้หลากหลายรูปแบบตามงบประมาณและความต้องการ:

1. ซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ (Commercial Vendors)

เป็นระบบที่พัฒนาโดยบริษัทเอกชนซึ่งมีการสนับสนุนทางเทคนิคและการอัปเดตอย่างต่อเนื่อง ผู้ให้บริการรายใหญ่ ได้แก่ EBSCO, Ex Libris และ ProQuest

2. ซอฟต์แวร์โอเพนซอร์ส (Open-Source Software)

เป็นซอฟต์แวร์ที่เปิดให้ดาวน์โหลดและใช้งานได้ฟรี ซึ่งสถาบันสามารถนำมาปรับแต่งได้เอง ตัวอย่างที่สำคัญ ได้แก่ CORAL และ FOLIO

3. การพัฒนาระบบภายใน (In-house Workflows)

บางสถาบันที่มีทรัพยากรด้านบุคลากรและเทคโนโลยีสูงจะพัฒนากระบวนการทำงานภายในขึ้นมาเอง เช่น ห้องสมุดของสถาบันสมิธโซเนียน (Smithsonian Institution Libraries)